ПРОГРАММА СОГЛАСИЯ  ИБФИ / EBFI COMPLIANCE PROGRAM

Компания ИБФИ на протяжении длительного времени является действительным членом Международной Федерации Инспекционных Агентств (ИФИА) -  ассоциации инспекционных агентств и других организаций, предоставляющих услуги по инспекции, испытаниям и сертификации в международном масштабе. В связи с этим ИБФИ принимает и осуществляет Кодекс Согласия, где изложены основные принципы, которые поддерживают все члены ИФИА, и их соблюдение является обязательным условием членства организации в ИФИА.

Принципы Согласия относятся к техническому и деловому профессиональному поведению и этике в следующих областях:

  • Целостность
  • Злоупотребления служебным положением
  • Конфиденциальность полученной информации
  • Борьба с коррупцией и взяточничеством
  • Справедливый маркетинг.

 ПРИНЦИПЫ СОГЛАСИЯ ИБФИ

 Руководство компании ИБФИ заявляет и требует неукоснительного соблюдения нижеприведенных принципов всеми сотрудниками компании, на всех уровнях и при проведении любых видов работ от имени компании. 

 1.1  В области выполнения работ

Сотрудники ИБФИ, субподрядчики (частные лица и организации) после заключения договора с Заказчиком проводят осмотры, исследования, инспекции, оценки, аудиторские проверки или экспертизу.

Работы проводятся без отклонений от требований нормативных документов, утвержденных процедур и методик.

В случаях, когда по утвержденным документам разрешены допуски на размеры, количество продукта или округления результатов, ИБФИ гарантирует, что не происходит злоупотребления этими величинами для улучшения фактических результатов.

При возникновении спорных ситуаций, когда за счет применения разрешенных в документах допусков или отклонений может быть формально улучшено качество контролируемого продукта, Заказчика обязательно информируют официальным письмом ответственные за выполнение заказа сотрудники ИБФИ за подписью Руководителя ИБФИ, при этом ИБФИ высказывает свое мнение по таким фактам, если считает необходимым.

Окончательное решение о принятии или отклонении такого продукта принимает Заказчик, но в любом случае продукт не может быть принят ИБФИ как годный, если контролируемые параметры не соответствуют требованиям, установленным в нормативных документах на продукцию.

При выполнении работ специалисты ИБФИ используют такие технические приемы и методы, как исследование производства, изучение образцов, анализ и измерение, тестирование, что обеспечивает полную независимость, достоверность и объективность при сборе информации, которую необходимо предоставить Заказчику.

Информацию передают Заказчику в виде инспекционного листа, отчета, справки, удостоверения или любым другим приемлемым способом и в любом удобном виде. Информация о текущем положении дел по выполнению заказов передается с установленной периодичностью и в объеме, необходимом для контроля выполнения заказа со стороны Клиента. 

 1.2    Гарантия исключения случаев злоупотребления служебным положением

 Путем ведения разъяснительных бесед о соблюдении норм корпоративной этики и подписания сотрудниками соответствующих документов ИБФИ гарантирует исключение случаев злоупотребления служебным положением:

  • по отношению к другим юридическим или частным лицам, которым оказываются услуги и с которыми осуществляют финансовые или коммерческие операции.
  • в случаях проведения работ различными представительствами ИБФИ для одного и того же Клиента или оказания помощи друг другу.

 1.3    В области соблюдения конфиденциальности 

Конфиденциальная информация — это сведения секретного или доверительного характера независимо от формы (устная, письменная, электронная или иная) их представления, осведомляющие о положении дел и (или) о состоянии чего-нибудь. Распространяется только по желанию и с письменного позволения владельца такой информации и согласно предусмотренными ими условиями. В случаях предусмотренных законодательством Украины компания имеет право предоставлять информацию органам власти или третьим лицам при получении повестки в суд или в соответствии с иными законными процедурами.

Служебная тайна — это любая информация, связанная с профессиональной деятельностью физического или юридического лица, а также персональные данные о его работниках, доступ к которой ограничен, за исключением сведений, подлежащих распространению в установленных законодательством случаях.

Вся информация (включая права собственности), полученная каким-либо сотрудником компании при обсуждении возможности выполнения работ или в процессе выполнения работ в рамках деятельности ООО ИБФИ, не подлежит разглашению

сотрудниками ИБФИ любым третьим лицам, если не получено письменное согласие владельца этой информации.

При принятии на работу в компанию все сотрудники подписывают обязательство

(соглашение) о сохранении коммерческой информации и служебной тайны.

Подписанное соглашение о сохранении коммерческой тайны хранится у Менеджера по персоналу в личном деле каждого сотрудника и при проведении внутренних и внешних аудитов служит доказательством ознакомления каждого сотрудника с Программой согласия и подтверждением с его стороны соблюдать все ее требования.

 1.4    Борьба с коррупцией и взяточничеством 

В компании постоянно ведется разъяснительная работа, разрабатываются и внедряются новые методы борьбы с коррупцией и взяточничеством, принята Программа борьбы со взяточничеством.

В рамках борьбы с коррупцией предусмотрено проведение периодического анализа рисков коррупции для определения соответствующих мер контроля. Анализ проводится в каждой стране деятельности руководителем инспекционного отдела и рассматривается комитетом по обеспечению соответствия.

Для противодействия коррупции в деловых отношениях компания руководствуется принципами опубликованными Transparency International, а также Social Accountability International. (www.transparency.org)

В компании запрещены взносы на нужды политических партий и объединений, как прямые, так и косвенные, запрещены знаки гостеприимства и подарки, когда это может повлиять на результаты сделок.

Все благотворительные взносы и спонсорская деятельность фиксируется в отдельной бухгалтерской книге и регулярно анализируется комитетом по обеспечению соответствия. 

 1.5    В области маркетинговых исследований 

При проведении маркетинговых исследований, для поиска новых партнеров и заказчиков в целях развития бизнеса и расширения сферы деятельности Компании используется принцип «справедливого маркетинга».

Во время проведения презентаций, встреч с потенциальными заказчиками или при проведении рекламных акций ни при каких условиях не используются способы «нечестного представления» Компании. Недопустимо описание возможностей выполнения той или иной работы для Клиента, если это не соответствует реальности и в действительности ИБФИ не обладает определенными полномочиями, человеческими ресурсами или технической оснащенностью, чтобы в полной мере удовлетворить требования Клиента.

Вся информация, которая используется для продвижения Компании на рынке технических услуг, является правдивой и не может ввести в заблуждение потенциальных  или существующих Клиентов относительно возможностей Компании. Вся предоставляемая информация ни в какой мере не ссылается на возможности конкурентов. Любые сравнения с возможностями выполнения работ и качеством предоставления услуг конкурентами исключены.

 

EBFI COMPLIANCE PROGRAM

For a long time, EBFI has been a member of the International Federation of Inspection Agencies (IFIA), which is an association of inspection agencies and other organizations that provide services for inspection, testing and certification on an international scale. In this regard, EBFI accepts and implements the Compliance Code, which sets out the basic principles that all IFIA members support, and their observance is a compulsory condition for the organization’s membership in IFIA.

Compliance Principles deals with technical and professional behavior and ethics in the following spheres:

  •  Integrity;
  •  Malpractice;
  •  Confidentiality of received information;
  •  Anti-bribery;
  •  Fair marketing.
  1. EBFI COMPLIANCE PRINCIPLES

EBFI Management states and requires strict observance of the below-mentioned principles by all Company’s personnel on all levels and while performing any type of works on behalf of the Company.

1.1 In the sphere of carrying out the works

EBFI personnel, subcontractors (individuals and organizations) after conclusion of a contract with a Customer carry out examinations, analysis, inspections, assessments/evaluation, audits or expertise.

The works are carried out without deviations from requirements of normative documentation, approved procedures and techniques.

In case when approved documentation allows dimensional tolerance, product quantity or rounding off the results, EBFI guarantees that no malusage of these values is made to improve actual results.

In case when controversial points arise when quality of controlled product can be nominally improved by means of documentary allowed tolerances or deviations, the Customer is obligatory informed by EBFI employees involved in particular order with official letter duly signed by the Head of the EBFI Company; along with this if it is considered necessary EBFI suggests its opinion on the situation.

The final decision ether accept or reject such product is to be taken by the Customer, however the product cannot be accepted as suitable by EBFI if controlled parameters do not correspond to requirements set in normative documents for the given product.

Performing the works EBFI specialists use such techniques and methods as production research, samples examination, analysis and measuring, testing that give absolute independence, accuracy and impartiality while acquisition of information which is to be provided the Customer with.

Information is forwarded to the Customer in the form of inspection sheet, report, reference, and certificate or in any other acceptable way and form. Current information of order fulfillment is forwarded to the Customer with set periodicity and in the amount necessary for the order control from the Customer’s side.

1.2 Guarantee of malpractice exclusion

EBFI guarantees malpractice exclusion by means of explanatory meetings discussing compliance with corporate ethics norms and signing the appropriate documentation by personnel:

-     with respect to other legal bodies or individuals services are preformed for, financial or commercial operations are carried out with;

-     in case of rendering the services to the same Customer by different EBFI representative offices or while assisting each other.

1.3 In the sphere of confidentiality observance

Confidential information is information of secret or confidential character regardless the form (oral, written, electronic or other), its representation/introduction stating current circumstances and/or state of something.

Dissemination of information is possible only at the request or upon written authorization of the owner of such information and according to conditions stipulated by him.

In cases stipulated by Ukrainian legislation the Company has the right to provide with the information the power authorities or the third parties at requesting for summons or as provided by other regular proceedings.

The official secret is any information related to professional activity of legal body or individual as well as personal data of its employees, access to which is restricted, except information subjected to distribution in cases stipulated by legislation.

All information (including proprietary rights) received by any of the company’s employee while discussion of possibilities of work performance or in the process of work within the limits of EBFI activities is not subject to disclosure by EBFI personnel to any of the third parties unless written authorization of the owner of such information is received.

Hiring to the Company all employees sign an Agreement of keeping the commercial information and the official secret.

Signed Agreement is kept by HR Manager in the personal file of every employee and while performing internal or external audits serves as the evidence of the acquaintance of each employee with the Compliance programme and as the confirmation from his side to observe all its requirements.

1.4. Anti-bribery

The explanatory work is permanently carried out in the company, new methods of bribery struggle are developed and introduced, there was adopted the Anti-bribery programme.

An organization of periodic reviews to assess bribery risks and determination of appropriate control measures are provided as a part of anti-corruption activities. Such review is systematically conducted in each country of operation by the Head of inspection department and examined by the Compliance Committee.

For countering bribery in business practice the Company follows the principles published by Transparency International and Social Accountability International (see www.transparency.org). 

The direct or indirect contributions to political parties and organizations engaged in politics, gifts and tokens of hospitality as a way of obtaining advantage in business transactions are prohibited in the Company.

All Company’s charitable contributions or sponsorships are accounted in a separate ledger and are regularly analyzed by the Compliance Committee.

1.5. In the field of marketing research

When carrying out marketing research for finding new partners and customers in order to develop business and to expand the field of the Company’s activity, the principle of “fair marketing” is applied.

The methods of “unfair presentation” of the Company are not used in any circumstances during presentations, meetings with potential customers or during advertising actions. It is inadmissible to describe the capabilities of fulfillment this or that work for the Customer, if it does not correspond to reality and EBFI actually has no certain authorities, human resources or technical facilities in order to meet the Customer’s requirements in full.

All information used for the promotion of the Company at the market of technical services is true and cannot mislead the potential or existing Customers concerning Company’s capabilities. All furnished information not in the least degree makes reference to the capabilities of the competitors. Any comparisons with capabilities of carrying out the works and the quality of rendered services by competitors are excluded.